| Definisi |
Pemeliharaan dan penyusutan arsip adalah dua kegiatan penting dalam manajemen kearsipan, terutama untuk menjaga kualitas, keamanan, dan efisiensi pengelolaan arsip. Berikut penjelasan singkatnya:
1. Pemeliharaan Arsip**
Pengertian:
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga dan merawat arsip agar tetap dalam kondisi baik dan dapat digunakan kapan saja diperlukan.
Tujuan:
* Menjaga keutuhan fisik dan informasi dalam arsip.
* Mencegah kerusakan akibat usia, lingkungan, atau perlakuan yang salah.
* Memastikan arsip tetap mudah diakses.
**Kegiatan Pemeliharaan:**
* Penyimpanan arsip di tempat yang bersih, kering, dan aman.
* Pengendalian suhu dan kelembaban ruang arsip.
* Perlindungan dari serangga, debu, dan cahaya matahari langsung.
* Penggunaan bahan penyimpanan yang sesuai (misalnya map bebas asam untuk arsip kertas).
* Pemindahan arsip ke media lain jika diperlukan (misalnya digitalisasi arsip).
---
### **2. Penyusutan Arsip**
**Pengertian:**
Penyusutan arsip adalah proses pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, atau menyerahkan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan peraturan yang berlaku.
**Tujuan:**
* Mengurangi penumpukan arsip yang tidak lagi aktif.
* Meningkatkan efisiensi ruang dan biaya penyimpanan.
* Menjaga keamanan informasi dengan memusnahkan arsip yang tidak diperlukan.
**Tahapan Penyusutan:**
1. **Penilaian Arsip** – Menentukan nilai guna arsip (administratif, hukum, keuangan, sejarah).
2. **Jadwal Retensi Arsip (JRA)** – Mengacu pada JRA untuk menentukan masa simpan arsip.
3. **Sortir dan Seleksi** – Memilah arsip yang akan dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan.
4. **Pelaksanaan Penyusutan:**
* **Pemindahan** ke unit arsip atau record center.
* **Pemusnahan** arsip yang tidak bernilai guna sesuai prosedur.
* **Penyerahan** arsip statis ke lembaga kearsipan (seperti ANRI di Indonesia).
5. **Dokumentasi** – Mencatat proses penyusutan secara administratif.
---
### **Kesimpulan:**
* Pemeliharaan bertujuan untuk **melestarikan arsip** yang masih bernilai guna.
* Penyusutan bertujuan untuk **mengelola jumlah arsip** agar tetap efisien dan sesuai dengan peraturan.
Jika kamu butuh contoh format jadwal retensi, berita acara pemusnahan arsip, atau SOP penyusutan, aku bisa bantu juga.
Kegiatan meliputi : Pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, pengelolaan arsipvital, terjaga,alih media, penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip statis) |