| Definisi |
pengelolaan arsip secara baku berarti mengelola arsip sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan yang telah ditetapkan agar tertib, sistematis, dan mudah diakses saat dibutuhkan. Berikut adalah **langkah-langkah dan prinsip dasar pengelolaan arsip secara baku**:
---
### ✅ 1. **Pembuatan dan Penerimaan Arsip**
* Arsip dibuat atau diterima dari kegiatan administrasi atau operasional lembaga/organisasi.
* Arsip harus diberi **nomor, tanggal, dan identitas yang jelas**.
* Setiap arsip yang masuk didaftarkan (misalnya dalam buku agenda atau sistem informasi arsip).
---
### ✅ 2. **Klasifikasi Arsip**
* Arsip diklasifikasikan berdasarkan:
* **Jenis** (dinamis, statis)
* **Sifat** (umum, rahasia)
* **Subjek/materi** (misalnya: kepegawaian, keuangan, hukum)
* Gunakan **kode klasifikasi** (biasanya memakai pedoman klasifikasi arsip tertentu).
---
### ✅ 3. **Penyimpanan Arsip**
* Arsip disimpan dengan **sistem tertentu**, misalnya:
* Kronologis (berdasarkan tanggal)
* Alfabetis (berdasarkan nama)
* Nomor (misalnya nomor agenda)
* Topikal/subjek
* Gunakan **media penyimpanan** yang sesuai (lemari arsip, rak, map, folder digital).
* Pastikan lingkungan penyimpanan aman (tidak lembap, bebas hama, dll).
---
### ✅ 4. **Pemeliharaan dan Keamanan Arsip**
* Arsip harus dirawat secara fisik (untuk arsip kertas).
* Untuk arsip digital, lakukan **backup rutin**.
* Arsip rahasia diberi **tanda khusus dan akses terbatas**.
---
### ✅ 5. **Penilaian dan Penyusutan Arsip**
* Arsip dinamis dinilai secara berkala:
* **Arsip aktif**: sering digunakan, tetap disimpan dekat.
* **Arsip inaktif**: jarang digunakan, bisa dipindah ke ruang arsip atau depot arsip.
* Lakukan penyusutan:
* **Pemusnahan** untuk arsip yang tidak bernilai guna.
* **Permanen** untuk arsip yang memiliki nilai sejarah atau hukum (diserahkan ke arsip nasional).
---
### ✅ 6. **Penggunaan dan Layanan Arsip**
* Arsip harus mudah ditemukan dan diakses bila dibutuhkan.
* Pemberian layanan arsip harus dicatat (misalnya, peminjaman arsip, fotokopi, digitalisasi).
---
### ✅ 7. **Penggunaan Teknologi (Arsip Elektronik)**
* Gunakan sistem **e-arsip atau SIKD** (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis).
* Terapkan manajemen dokumen digital: metadata, versi, dan hak akses.
|